Doradca handlowy 24h: 603 339 988
Doradca handlowy 24h: 603 339 988
Kilometrówka to jeden z najczęściej stosowanych sposobów rozliczania przejazdów prywatnym samochodem do celów służbowych. Pozwala odzyskać część kosztów paliwa i eksploatacji, ale tylko wtedy, gdy jest prawidłowo prowadzona i rozliczona. Wyjaśniamy czym jest kilometrówka, kto może z niej korzystać, ile wynosi stawka za 1 km oraz jak krok po kroku obliczyć i ująć ją w kosztach bez ryzyka błędów.
Kilometrówka to metoda rozliczania kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych, polegająca na pomnożeniu liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez ustawową stawkę za 1 km przebiegu.
Rozwiązanie to dotyczy zarówno przedsiębiorców, którzy wykorzystują samochód niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, jak i pracowników, którym pracodawca zwraca koszty przejazdów realizowanych prywatnym autem.
Warunkiem zastosowania kilometrówki jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzającej cel, trasę i liczbę kilometrów.
Kluczowa różnica polega na tym, że samochód prywatny rozliczany kilometrówką nie generuje kosztów na zasadach jak auto firmowe (amortyzacja, pełne koszty eksploatacyjne), natomiast samochód firmowy rozlicza się według innych reguł podatkowych i nie stosuje się do niego kilometrówki. Mówiąc najprościej - kilometrówka to ustawowy sposób zwrotu lub ujęcia w kosztach wydatków za przejazdy prywatnym autem do celów służbowych, obliczany jako liczba km pomnożona przez stawkę za kilometr.
Kilometrówkę można stosować wyłącznie wtedy, gdy spełnione są określone warunki formalne przewidziane w przepisach podatkowych. Podstawą jest wykorzystywanie prywatnego pojazdu do realizacji celów służbowych oraz prowadzenie rzetelnej ewidencji przebiegu pojazdu, zawierającej m.in.:
●datę wyjazdu,
●cel podróży,
●trasę,
●liczbę przejechanych kilometrów.
Kilometrówka ma zastosowanie wyłącznie do przejazdów związanych z działalnością gospodarczą lub obowiązkami pracowniczymi – dojazdy o charakterze prywatnym nie mogą być w ten sposób rozliczane. Istnieją również ograniczenia prawne, m.in. limity wynikające ze stawek za 1 km oraz obowiązek rozliczania kosztów wyłącznie do wysokości wynikającej z ewidencji.
Do najczęstszych błędów należą:
●brak pełnej dokumentacji,
●rozliczanie kilometrówki dla samochodu firmowego,
●zawyżanie liczby kilometrów,
●brak związku przejazdu z celem służbowym, co w przypadku kontroli może skutkować zakwestionowaniem kosztów.
W 2025 roku obowiązujące stawki kilometrówki zostały utrzymane i określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, dzięki czemu zarówno pracownicy, jak i przedsiębiorcy mogą wiarygodnie planować zwroty kosztów używania prywatnego auta do celów służbowych.
Podstawowa zasada jest prosta - wysokość zwrotu za każdy przejechany kilometr zależy od rodzaju pojazdu oraz, w przypadku samochodów osobowych, od pojemności silnika.
●samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm³: 0,89 zł/km,
●samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³: 1,15 zł/km,
●motocykl: 0,69 zł/km,
●motorower: 0,42 zł/km.
Powyższe wartości stanowią maksymalne stawki, jakie pracodawca może wypłacić lub ująć w kosztach uzyskania przychodów.
Na dzień dzisiejszy nie ma jeszcze oficjalnej informacji o zatwierdzonych stawkach na 2026 rok. Historycznie zmiany stawek kilometrówki są rzadsze i publikuje się je w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, dlatego warto śledzić aktualne komunikaty prawne na początku kolejnego roku podatkowego.
Obliczenie kilometrówki jest proste, o ile trzymasz się właściwego wzoru i kompletnej ewidencji. Podstawowy wzór wygląda następująco:
liczba przejechanych kilometrów × stawka za 1 km przebiegu (odpowiednia dla rodzaju pojazdu i pojemności silnika)
Przykład: Przedsiębiorca używa prywatnego samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³ i w danym miesiącu przejechał służbowo 420 km. Przy stawce 1,15 zł/km kilometrówka wyniesie 420 × 1,15 zł = 483 zł – i tylko taka kwota może zostać ujęta w kosztach lub zwrócona pracownikowi. Warto pamiętać o limitach miesięcznych, które w przypadku pracowników wynikają z przepisów lub regulaminu firmy (np. limit km przypisany do stanowiska lub obszaru działania). Przekroczenie limitu oznacza, że nadwyżka kilometrów nie podlega rozliczeniu.
Do najczęstszych pomyłek przy obliczaniu kilometrówki należą:
●stosowanie niewłaściwej stawki,
●brak spójności między ewidencją a faktycznie zrealizowanymi trasami,
●zaokrąglanie kilometrów „w górę”,
●rozliczanie przejazdów prywatnych jako służbowych.
Rzetelna ewidencja i trzymanie się wzoru to klucz do bezpiecznego rozliczenia kilometrówki.
Ewidencja przebiegu pojazdu to podstawa przy rozliczaniu kilometrówki i powinna być prowadzona rzetelnie oraz na bieżąco. Zgodnie z przepisami musi zawierać m.in.:
●dane użytkownika pojazdu,
●numer rejestracyjny,
●pojemność silnika,
●datę i cel wyjazdu,
●opis trasy (skąd–dokąd),
●liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
●podpis osoby rozliczającej przejazd.
Ewidencję może prowadzić zarówno przedsiębiorca, jak i pracownik korzystający z prywatnego auta do celów służbowych. Dopuszczalna jest forma papierowa oraz elektroniczna. Ta ostatnia jest coraz częściej wybierana ze względu na wygodę i mniejsze ryzyko popełnienia błędów.
W praktyce pomocne okazują się narzędzia takie jak monitoring GPS w samochodzie, który automatycznie rejestruje trasy, wspiera optymalizację trasy i pozwala potwierdzić faktyczny przebieg pojazdu, a funkcje typu geofencing pomagają wykazać wjazd lub wyjazd z określonych obszarów służbowych.
Przy kontroli podatkowej prawidłowo prowadzona ewidencja ma ogromne znaczenie – brak wymaganych danych lub niespójności z rzeczywistymi przejazdami mogą skutkować zakwestionowaniem kosztów, dlatego coraz więcej firm łączy ewidencję kilometrówki z danymi GPS jako dodatkowym potwierdzeniem przejazdów.
Z perspektywy podatkowej kilometrówka jest narzędziem pozwalającym ująć w kosztach uzyskania przychodu wydatki związane z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych, ale wyłącznie do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.
W praktyce oznacza to, że w kosztach można rozliczyć zbiorczo koszty eksploatacji auta (takie jak paliwo, drobne materiały eksploatacyjne czy bieżące użytkowanie), jednak nie na podstawie pojedynczych faktur, lecz poprzez iloczyn przejechanych kilometrów i ustawowej stawki za 1 km.
Jednocześnie kilometrówka nie obejmuje wydatków charakterystycznych dla samochodu firmowego, takich jak:
●amortyzacja,
●leasing,
●ubezpieczenie OC i AC,
●naprawy rozliczane bezpośrednio w kosztach.
Te formy rozliczeń są wykluczone przy aucie prywatnym.
Powiedzieliśmy, że kilometrówka pracownika dotyczy sytuacji, w której używa on prywatnego samochodu do celów służbowych, a pracodawca zwraca mu koszty przejazdów według ustawowej stawki za 1 km. Warunkiem takiego rozliczenia jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, którą pracownik uzupełnia, a pracodawca weryfikuje i zatwierdza.
Uwaga! Zasady korzystania z prywatnego auta powinny być jasno określone w umowie o pracę, umowie cywilnoprawnej lub wewnętrznym regulaminie (np. regulaminie wynagradzania), w tym m.in. limit kilometrów, sposób rozliczeń oraz terminy wypłat.
Odpowiedzialność za prawidłowość rozliczenia leży po stronie pracodawcy – to on odpowiada za to, aby zwracane kwoty mieściły się w ustawowych limitach i były odpowiednio udokumentowane. W praktyce oznacza to konieczność archiwizowania ewidencji i zachowania spójności danych na wypadek kontroli.
Dla pracownika kilometrówka stanowi zwrot kosztów, a dla pracodawcy – koszt uzyskania przychodu, o ile spełnione są wszystkie wymogi formalne. Brak umowy, regulaminu lub rzetelnej ewidencji może skutkować zakwestionowaniem rozliczeń przez organy podatkowe.
Wybór między kilometrówką a ryczałtem zależy przede wszystkim od sposobu korzystania z samochodu i charakteru pracy.
Kilometrówka opłaca się wtedy, gdy liczba przejazdów jest zmienna lub nieregularna – pozwala rozliczać wyłącznie faktycznie przejechane kilometry, pod warunkiem prowadzenia ewidencji. To dobre rozwiązanie dla pracowników terenowych, handlowców czy specjalistów wykonujących okazjonalne wyjazdy służbowe.
Ryczałt natomiast sprawdzi się tam, gdzie auto jest używane regularnie, a miesięczna liczba kilometrów jest zbliżona – zapewnia stałą, przewidywalną kwotę zwrotu bez konieczności szczegółowego rozliczania każdej trasy.
Przykład: Pracownik, który w jednym miesiącu wykonuje wiele wyjazdów lokalnych, a w kolejnym tylko kilka spotkań, zwykle więcej zyska na kilometrówce. Z kolei osoba codziennie poruszająca się po tym samym obszarze może wybrać ryczałt jako rozwiązanie prostsze administracyjnie.
Coraz częściej firmy wspierają decyzję danymi z narzędzi takich jak monitoring sygnałów alarmowych GPS, który pozwala analizować realne wykorzystanie pojazdu, liczbę tras i postoje. Dzięki temu łatwiej ocenić, czy bardziej opłacalna jest elastyczna kilometrówka, czy stały ryczałt dopasowany do faktycznego stylu pracy.